300 millones de euros extras anuales para la AGE para que la Ley sea una realidad en 2010. By Rafael Chamorro
06/12/2007
Una vez pasado el Tecnimap donde se ha debatido sobre la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y lo que va a representar, puede ser buen momento para saber que pasos hay que dar para conseguir a lo que obliga, y sobre todo, cuanto puede costar.

Me voy a basar en mi experiencia como responsable del departamento de tecnologías en varios centros de la Administración para intentar delimitar los pasos que habría que dar para conseguir que todos los trámites sean electronicos. Siempre presupongo que los trabajos se realizan externamente, más que nada porque se supone que los recursos internos están ocupados en otras funciones. Lo que, por supuesto, todo los trabajos de dirección del proyecto deberían quedar bajo una coordinación única e interna en el Ministerio. Los pasos que creo que se deberían dar serían los siguientes:

1) en primer lugar analizar de que estamos hablando, cuántos trámites tiene la organización cara al público y cuantos pueden ser prestados electrónicamente. Este primer paso debería además intentar simplificar los trámites, exponerlos públicamente para que los interesados (ciudadanos, empresas, instituciones y otras Administraciones) puedan aportar sugerencias o mejoras, y analizar las conexiones entre los mismos. Este paso es extraordinariamente importante, porque si informatizamos sin más, conseguiremos digitalizar un proceso que hoy por hoy muestra muchas ineficencias en la mayoría de las Administraciones Públicas. Si presuponemos un Ministerio tipo puede que tenga unos cientos de posibles trámites. Suponiendo que exista un catálogo de 500 trámites se puede suponer que en seis meses y con coste de unos 5 millones de euros se puede realizar una consultoría externa para rediseñarlos. Dicha ocnsultoría debería incluir desde el rediseño en sí hasta que Leyes, Reales Decretos, Normas, etc. deberían ser modificadas para permitir la implementación de medios electrónicos. Ya se ha hecho, tanto por parte del MAP, como internamente en varios Ministerios, consultorías sobre el particular, pero ha faltado, desde mi punto de vista, analizar todo de manera exhaustiva, no quedarse en el 80% de la Ley de Pareto, y sobre todo darle publicidad y auténtica voluntad de simplificación.

2) En paralelo hay que ver el estado de la tecnología interna del Ministerio. Si queremos implementar un sistema que permita que los ciudadanos puedan realizar cualquier trámite electrónicamente deberemos estar preparados para ello. En principio, deberíamos dar por hecho (que no siempre es así) que todos los funcionarios del Ministerio disponen de un ordenador personal, conectado a la red local y esta a su vez a Internet. Además, dicho ordenador debe de contar con un lector de certificados digitales. Suponiendo que hasta ahora sólo un 50% de los ordenadores están equipados así y el coste de conexión de todos, incluidos nuevas oficinas, se podría calcular un coste de 3,5 millones de Euros el renovar el equipamiento en un Ministerio tipo. El tiempo para la renovación de los mismos puede ser largo y hay que plantear quizás la renovación de un 20 a 25% del parque anualmente. Es un trabajo constante.

3) Las herramientas de Administración Electrónica básica deberían estar ya operativas en el Ministerio: registro telemático, pasarela de pagos, plataforma de firma electrónica interconectada con el MAP, notificaciones telemáticas, sistema de intercambio de certificados y un servidor que archive los trámites electrónicos de manera segura. Además, del aspecto puramente técnico habría que garantizar el aspecto legal: posible convenio con la FNMT, orden de creación o ampliación del registro telemático. Dada la experiencia que los más innovadores han tenido en este ámbito, resulta relativamente barato este concepto. Pero la inversión para poner en marcha todos estos sistemas podría ser de entre 1 a 3 millones de euros dependiendo de la complejidad de los trámites gestionados. También caro resulta el sistema de almacenamiento seguro y redudante, son suficientes gigas y el propio convenio con la FNMT, en caso de necesitarse. Puede plantearse un coste de equipamiento de entre uno a dos millones de Euros anuales y del Convenio de otros 600.000 €.

4) Modificación de las aplicaciones internas del Ministerio para permitir que la tramitación completa sea electrónica. Este es el apartado más caro y más difícil de evaluar. Hay que igualmente prever modificaciones normativas y sobre todo técnicas. Si se plantea que hay que adaptar 100 trámites a un coste de unos 100.000 € cada uno el coste puede ser de unos 10 millones de Euros a repartir entre dos años de desarollo. Por supuesto habrá trámites mucho más complejos que otros. Es imposible realizar una estimación sin estudiar muy a fondo cada uno de ellos.

5) Dotar a todos los funcionarios del Ministerio con un certificado digital, ya sea en la tarjeta de fichaje o el propio DNI electrónico. Es necesario que todos los funcionarios que tengan que recibir trámites electrónicos o hacer seguir su cauce interno cuenten con uno a finales del 2009. Aunque no es el mayor de los costes si será necesario hacer una inversión de unos 100.000 € entre impresoras, tarjetas, microchips, etc. o llegar a un acuerdo con la Policía para que todos los funcionarios puedan tener el DNI electrónico en esa fecha

6) Formación. Más importante todavía es que todos los funcionarios y altos cargos del Ministerio tengan formación sobre la Ley, sus implicaciones, las nuevas formas de trabajar, la firma electrónica, etc. antes de que venza el plazo para su implantación definitiva. Formar a todos los trabajadores del Ministerio de manera presencial y repartirles documentación puede costar unos 200.000 € en un Ministerio tipo y prolongarse durante dos años.

7) Contar con un centro de llamadas atendido 24 horas, siete días a la semana, tanto interno para posibles dudas informáticas o de tramitación, como externo para dar un buen servicio a los ciudadanos y que haya garantía de que éstos siempre tengan un teléfono donde preguntar cualquier duda. Lógicamente el coste del servicio será muy diferente dependiendo del volumen de ciudadanos que normalmente atiende cada centro de la Administración, etc. Pero el coste de un centro de servicio tipo de esta índole, si suponemos que deberá atender a 5 millones de usuarios/año podría ser de unos 3 millones de Euros anuales, para dar un servicio tanto interno como externo. En realidad deberían ser dos call centers diferentes (internos y externos). Pero en una primera aproximación uno sólo podría dar servicio interno y externo.

8) Cambios en la organización. A partir de ahora será ineludible que el tecnologo, esté en los Consejos de Dirección de los Ministerios, porque la implicación que tendrá cualquier cambio será mucho mayor que la actual, dado que cualquier nuevo servicio tendrá que necesariamente prestarse telemáticamente. Para ello deberá cambiarse la organización y sobre todo escuchar al responsable de tecnología antes de realizar cualquier cambio. Y sobre todo que el directivo encargado de la tecnología tenga un nivel jerarquico suficiente para que el resto de los Directores Generales le respeten y tengan en cuenta las repercusiones que tendrá a partir de ahora cualquier cambio normativo. No debería aprobarse ninguna medida en el Consejo de Ministros que tenga repercusión para los ciudadanos sin previamente haber consultado al responsable de tecnología que implicaciones presupuestarias y de tiempo tendría tomar dicha medida.

9) Finalmente, aunque no absolutamente necesario, sería muy recomendable crear una Oficina de Proyectos para garantizar que se dan los pasos en la dirección correcta y que el cambio de un Ministerio presencial a una organización abierta a los ciudadanos siempre, 24 X 7, y accesible por Internet, móvil, TDT ... se produce en tiempo y forma. Una Oficina de Proyecto podría costar entre 1 a 3 millones de euros anuales dependiendo del Ministerio.

Por supuesto, los costes pueden subir o bajar dependiendo de la aproximación que se haga: recursos compartidos, desarrollos aprovechables, utilización de estándares, etc. Pero, por resumir, será razonable pensar que el coste de la Ley en estos primeros años podrá ser de unos 20 millones de Euros extras anuales por Ministerio. Hay que tener en cuenta además que cuesta mucho gastar dinero en la Administración, debido a lo complicado y lento de muchos trámites, y por tanto para gastar ese dinero extra sería sin duda necesario reforzar muchas plantillas.

Es decir, sería necesario contar con unos 300 millones de euros extras anuales para toda la AGE si queremos conseguir que la Ley sea una realidad en el año 2010. Y aún así, todo lo anterior debería cumplirse sin especiales retrasos.

Por supuesto, esto no es más que una opinión, y unas estimaciones realizadas muy a grosso modo y para un Ministerio genérico que no existe, por lo que será razonable pensar que el coste en algún Ministerio será mucho mayor y en otros mucho más barato. De momento, me inclino a pensar que el cumplimiento de la Ley para el año 2010 hoy por hoy es prácticamente imposible, debido a que no hay voluntad, o al menos yo no la conozco, de dar mayor importancia organizativa a las TIC en la AGE, y creo sinceramente, que sin ese punto, el cumplimiento de la Ley va ser francamente muy difícil.

En cualquier caso me gustaría conocer la opinión de todos los interesados en este tema. Puede que esté equivocado y que esté sobreestimando el esfuerzo económico e interno necesario; o lo que sería pero que lo esté subestimando. Mi análisis de igual manera, es valido para cualquier Administración Pública, simplemente cambiando Ministerio por Consejería o Concejalía tendríamos unas cifras parecidas.