Para que sus datos “no se salgan de control"
09/08/2008
La información relacionada con un individuo puede crecer hasta volverse incontrolable. La administración se complica cuando se incrementan las interacciones de un ciudadano con las diversas instituciones gubernamentales.

 

 

 

De acuerdo con el estudio El Diverso y Explosivo Universo Digital: Un Análisis Actualizado y Prospectivo del Crecimiento Mundial de la Información al Año 2011, realizado por EMC e IDC, “por primera vez en la historia, la cantidad de información que se generó en torno a una persona fue mayor a la cantidad de información creada por la misma. De tal suerte que el universo digital en 2007 fue equivalente a casi 45 gigabytes de información por cada persona del planeta”.

 

Conforme crece la información, se incrementan las necesidades de almacenamiento, así como la responsabilidad de que las organizaciones garanticen la privacidad, protección, disponibilidad y confiabilidad de la misma.

 

Manejar este alud de datos va más allá del almacenamiento por medios físicos; se trata de optimizar y aprovechar los existentes y de crear mecanismos para controlar y manejar la información que se genera a diario de manera inteligente.

Adrián Moheno, gerente de Soluciones al Cliente de EMC México, comparte las siete mejores prácticas con respecto a este tema, que ya están instrumentando instituciones de gobierno en nuestro país para mejorar la forma en que la información es guardada y explotada:

 

  1. Convertir la información física en información digital aplicando firmas electrónicas a los documentos para garantizar autenticidad. En todos los puntos de contacto para ingreso de información del ciudadano, la documentación es digitalizada y ordenada en registros estructurados.

 

  1. Establecer una estrategia de Ciclo de Vida de la Información que permita la clasificación y el guardado de esta en la capa de almacenamiento más adecuada. La idea es focalizar y aprovechar al máximo las inversiones de infraestructura de almacenamiento de acuerdo al valor de los datos.

 

  1. Utilizar sistemas de almacenamiento histórico que permitan guardar información por largos periodos. De esta forma se asegura la autenticidad de la información y que los datos no sean modificados ni eliminados, incluso por el administrador del sistema, por un tiempo que se conoce como “periodo de retención” y que generalmente establece la ley.

 

  1. Crear un expediente único electrónico. Algunos lo llaman “expediente virtual” porque se compone de datos electrónicos y de ligas hacia los documentos físicos archivados en una bóveda.

 

  1. Tener un repositorio único para la administración, el acceso y el intercambio de información o del expediente único electrónico. Este repositorio puede ser inter y/o intra-institucional. Esta plataforma unificada soportará las cuatro áreas clave de la institución:

    • Transaccional. Administración de reclamaciones, escaneado y creación de imágenes, flujo de trabajo y administración de procesos de negocio y administración de formularios.

    • Colaborativa. Administración de proyectos, espacios de trabajo colaborativos, aprovechamiento del conocimiento, búsqueda y navegación.

    • Interactiva. Portales de clientes, mercadotecnia y publicidad, administración de sitios web, administración de activos de medios y personalización.

    • Archiving. Correo electrónico, informes generados por computadora, imágenes escaneadas, recopilación, clasificación, seguridad, retención, descubrimiento y optimización de almacenamiento de información.

 

  1. Integrar una infraestructura inteligente para la creación de copias de respaldo. Si existiesen datos duplicados, esta infraestructura permitirá identificarlos y hacer una sola copia de respaldo. Esto se traducirá en menores requerimientos de espacio para almacenamiento.

 

  1. Implementar procesos y sistemas de validación de datos adecuados para eliminar las multiplicaciones exponenciales de la misma data.

 

En opinión de Moheno, la mayor preocupación de las instituciones ya no es cómo almacenar más información, sino cómo hacerlo de manera más inteligente. Tomar en cuenta los puntos anteriores permitirá adoptar un enfoque profundo y disciplinado para manejar la información y entender su valor real. Esa es la clave para reducir los costos escondidos –y los no tan escondidos– asociados con la proliferación de datos, que no disminuirá en el futuro.

 

Mariano Garza-Cantú