Steria lanza en España “Archivo Legal”, su oferta de de conservación de documentos digitales
16/10/2008
La evolución de la Ley obligará a Administraciones Públicas y empresas a contar con soluciones tecnológicas de custodia que garanticen la autenticidad, calidad, protección e integridad (1) de los archivos electrónicos en todo su ciclo de vida

 

El proveedor de servicios globales de TI Steria ha puesto a disposición del mercado español su oferta de “Archivo Legal”. Se trata de un conjunto de servicios destinado a ayudar a las administraciones públicas y empresas de nuestro país a adaptarse a las obligaciones que vaya disponiendo la Ley en materia de archivado y conservación de documentos digitales.
 
A día de hoy y en virtud de una Orden y una Resolución para la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), la factura digital es el único documento electrónico sobre el que se ha establecido un procedimiento regulado de custodia.
 
Pero, a corto plazo, y muy especialmente tras la promulgación de las leyes 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, y 56/2007, de Impulso de la Sociedad de la Información, la conservación de otros documentos electrónicos, como la historia clínica, el cheque, la letra o el expediente académico, también se verá afectada por los cambios normativos que se vayan introduciendo en materia de seguridad.
 
Según Miguel Solano, Business Developer de Soluciones 2.0 de Steria España, “lo importante de la conservación ‘legal” de los archivos digitales es recoger y conservar, además del documento en sí mismo, todos los elementos probatorios que permiten establecer su validez. Y para demostrar el valor probatorio de un archivo custodiado es necesario ser capaz de garantizar su autenticidad, calidad y protección y su integridad, desde el origen (llegada telemática, digitalización o producción) hasta terminar su periodo previsto de conservación”.
 
“En este sentido -añade Solano-, aunque el mercado del soluciones de archivado legal está aún en fase de desarrollo en nuestro país, lo cierto es que las empresas e instituciones públicas van a necesitar cada vez con mayor urgencia soluciones y servicios relacionados con la transmisión y archivo de documentos electrónicos con valor de prueba”.
 
Para ello, Steria dispone de una completa metodología que abarca los siguientes aspectos:
 
  • Interpretación de la normativa estatal y autonómica marco
  • Adhesión a normas  internacionales  (ISO o UNE) que regulan la estructura de los documentos de larga duración.
  • El proceso de archivado, la definición de las series documentales de expedientes y documentos.
  • El plan de retención, conservación y expurgo.
  • El plan de calidad que se aplicará a la custodia de documentos electrónicos.
  • La interoperación entre el archivo de gestión u oficina (para expedientes vivos) y el definitivo (para expedientes concluidos)
  • El proceso de digitalización certificada de fondos documentales que permiten la destrucción de los ‘originales’.
  • El uso y verificación de la firma electrónica reconocida
 
Asimismo, Steria ha llegado a un acuerdo con STS Group para distribuir e integrar la solución STS Suite, una herramienta pionera en España que va más allá de la gestión documental y se centra en las funciones de seguridad relacionadas con la conservación a largo plazo de los documentos y sus contenidos.
 
“Archivo Legal” se inscribe dentro de la oferta global de soluciones 2.0 de Steria, que incluye: digitalización y gestión electrónica de formularios, tele-tramitación, firma y acreditación digital, registro telemático, notificación telemática, integración con aplicaciones, tramitación colaborativa y portales colaborativos.
 
 
 
 
(1) Nociones importantes sobre la conservación de archivos digitales
 
Autenticidad: el archivo debe permitir identificar de manera cierta a la persona autor o firmante (física o representante de empresa u organismo).
Calidad y protección: un archivo electrónico tiene que poder ser utilizado y entendido. Al estar codificado en un formato digital, para leerlo es necesario un programa informático válido durante todo su ciclo de vida y totalmente fiable en cuanto a la fidelidad con la que interpreta y muestra el contenido. Para ello deben utilizarse formatos normalizados de definición pública.
Integridad: característica que asegura que el archivo no ha podido ser modificado, alterado o desnaturalizado, desde el momento en que fue creado.
 
 
 
Acerca del Grupo Steria (www.steria.com)
Líder en Europa en servicios globales de TI para organizaciones que consideran las nuevas tecnologíasparte vital de su estrategia de negocio, Steria se focaliza en establecer con sus clientes relaciones de confianza en mercados claves como: sector público, finanzas, telecomunicaciones, energía, transportes e industria. Steria les ofrece servicios integrados que incluyen consultoría de sus procesos de negocio críticos así como desarrollo y gestión de sus Sistemas de Información. Steria adquirió en octubre de 2007 la compañía británica Xansa.
El nuevo Grupo posee más de 19.000 empleados en 16 países, incluyendo 5.000 en la India. Los ingresos de Steria a 31 de diciembre de 2007 se cifran en 1.400 millones de euros (1.900.000 millones pro forma). Con sede principal en París, Steria cotiza en la Bolsa de París (Eurolist).
 
Acerca de Steria España (www.steria.es)
Steria en España cuenta con una consolidada experiencia en Consultoría, Integración de Sistemas y servicios de Outsourcing. Con más de 1.000 empleados y una amplia cobertura geográfica en todo el país gracias a sus 9 delegaciones comerciales y centros de servicio, Steria ofrece soluciones de negocio en sus ámbitos de especialización en el mercado español – sector público, sanidad, banca y seguros, industria, energía y transporte.
 
 
 
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