“Los ahorros de personal de la externalización se sitúan en el 70%”
25/01/2012
A mediados de noviembre, el responsable TIC del por entonces Ministerio de Ciencia e Innovación, (adscrito ahora con el cambio de Gobierno a la Secretaría de Estado de I+D+I dentro del Ministerio de Economía) explicaba a Computing el proceso de externalización de su centro de proceso de datos llevado a cabo por su organismo con la firma T-Systems, que se inició hace dos años y que se ha prorrogado hasta 2013.

Fuente:  www.computing.com   Fecha:  25.01.2012

 

¿Qué circunstancias empujaron al (anterior) Ministerio de Ciencia e Innovación a externalizar su CPD?
Cuando se creó el Ministerio, se hizo juntando competencias que se ejercían en otros organismos de la Administración anteriormente. Entonces, había cosas que provenían del Ministerio de Educación, otras de Industria, etc. La sede estaba en la calle Albacete y no disponía de un centro de proceso de datos. No se descartó de forma inmediata construir la infraestructura a través de una obra civil, en la que hubiéramos tardado unos dos años en tenerlo operativo. Primero hay que construir una sala adecuada para albergar un CPD y, después, realizar el trabajo de migrar todas las aplicaciones, sistemas y servicios que estaban ubicados en centros de datos dispersos de otros organismos. La alternativa más clara de aquel momento -hablamos de 2009- era externalizar todos estos servicios. Y se decidió tirar por esa opción.


¿Pesaron mucho los criterios económicos?
Los criterios económicos vinieron después. En aquel momento, esta alternativa era la única viable en un espacio temporal; el aspecto económico se puso de manifiesto en el devenir del tiempo que ha venido después, durante la vida de prestación del servicio. La alternativa de montar tu propio centro pasa por una inversión inicial, adquiriendo máquinas y demás, que hubiera sido más fuerte. También es cierto que un proveedor de servicios tiene que amortizar sus inversiones, pero hay una gran cantidad de servicios que son compartidos con otros clientes y, después, hay otra serie de mejoras económicas como son ahorros en coste de personal, en coste de energía y otros más difusos que tienen que ver con licencias de software, con la posible diferencia en el precio de adquisición de infraestructura que puede tener un prestador de servicios respecto a un organismo, que no es el core de su negocio. Algunos de estos aspectos de ahorro son fáciles de medir y otros son muy complicados, como es el caso de la energía consumida. Empresas tales como Microsoft y Google buscan emplazamientos fríos para sus CPD para ralentizar el calentamiento. En nuestro caso, hemos elegido Ávila, una provincia que nos beneficia en este sentido. Esto es un ahorro. En cuanto a los ahorros de personal, son evidentes. Cuando tienes24x7, si tienes que autoprestarte un servicio con personal disponible, necesitas tener al menos cuatro personas por cada tarea, tres turnos más un correturnos. Cuando estás en un servicio que es multicliente, reduces el número de profesionales que necesitas. Calculo que aproximadamente cada técnico podría atender a cinco clientes.


¿Cómo se procedió a la selección del proveedor, en este caso T-Systems?
La contratación, como es norma en la Administración, se hizo a través de concurso público. Primero se definió el pliego de prescripciones técnicas, y luego cada proveedor que concursa pone allí sus mejores galas. A priori, pedíamos un servicio 24x7, y luego cada cual expuso su oferta económica y técnica.


¿Las condiciones del contrato eran cerradas o se pueden negociar posteriormente?
Como toda la contratación del Estado, se fijan unas cláusulas, pero si se cambian las condiciones de la prestación del servicio el contrato se puede modificar. Incluso a veces ya se prevén determinadas modificaciones del contrato por necesidades sobrevenidas. En todos los contratos se determina un margen de crecimiento o disminución en la prestación que debe ser absorbido por el proveedor y siempre se pueden hacer ampliaciones de los servicios que tienes contratados hasta un máximo dentro del marco de la ley de contrataciones del Estado. Las ampliaciones de hasta un 20% que estén justificadas no requieren volver a sacarlas a concurso, lo mismo sucede con las prórrogas. Lo que nunca se puede hacer es modificar el espíritu del contrato.


¿Cuáles son las condiciones de contrato con T-Systems?
El contrato se adjudicó por dos años prorrogable por otros dos. La máxima duración antes de que hubiera que volver a sacarlo a concurso son, por tanto, cuatro años. Acabamos de aprobar la prórroga por lo que el vencimiento del servicio es en 2013.


¿La prórroga indica que ha sido una experiencia positiva?
Podemos decir que estamos en la fase de madurez del contrato. Igual que al principio pasas una etapa en la que tienes que mover servicios de un sitio a otro, hay que configurar aplicaciones, montar sistemas, etc., llega una momento en el que ya se produce una estabilidad en la prestación del servicio. Te acoplas bien con el proveedor y si las cosas van bien, pues se amplía el periodo. Si, por el contrario, no hay un cumplimiento adecuado, se puede suspender.


¿A cuánto ha ascendido la adjudicación del servicio?
Asciende a unos 3,4 millones de euros los dos primeros años.


¿Y cuánto hubiera costado montar un CPD propio?
No me atrevería. Estimo que los ahorros de personal son del 70%, pero en el capítulo de la energía no puedo extraer el dato, sé lo que he consumido pero no lo que hubiera consumido en el caso contrario.


¿Qué funciones cubre el CPD que gestiona T-Systems?
Cubre todo, es el CPD primario. Dentro del contrato hay dos centros de datos. El principal, ubicado en Ávila, y el de respaldo de Tres Cantos (Madrid). Funcionan en modo activo-pasivo, en el de respaldo, sólo se cubren los sistemas en producción, lo que pueda implicar pérdida de servicio. También se incluyeron las líneas de comunicación necesarias para conectar con nuestra sede ministerial. Es responsabilidad de T-Systems el funcionamiento hasta nuestras oficinas. La idea era que todo dependiera de un único suministrador.


¿Y el CAU también se incluye?
Las aplicaciones propias de la función de nuestro organismo han sido desarrolladas por nosotros o han venido de otros organismos porque nos han cedido los desarrollos. Tenemos un centro de atención al usuario de las aplicaciones propias que se resuelve a través de un call center. Si las incidencias tienen que ver con un fallo de los sistemas, se pone en conocimiento de TSystems para que proceda a la resolución del problema. La explotación de las aplicaciones las hacemos nosotros, El proveedor mantiene el entorno de producción y da soporte a los sistemas básicos, como sistemas operativos, software de base. Es decir, nos dedicamos a la función central relacionada con el negocio.


¿Cómo se resuelve el tema tan sensible de la confidencialidad de los datos?
En este sentido no tenemos demasiado problema porque no manejamos datos de carácter personal, ya que nuestros solicitantes de ayudas son entidades. Hay becas para investigadores profesionales, pero no son datos sensibles. Tenemos nuestros esquemas nacionales de seguridad al día con todos los documentos en los que figuran ellos con su parte. Además, tenemos unas cláusulas de confidencialidad en las que el proveedor se compromete a no divulgar ningún tipo de información.


Desde su punto de vista,¿ la Administración podría ir más lejos en la externalización de sus TI?
Nosotros estamos en la Infraestructura como Servicio. Considero que se puede llegar más allá con otros modelos de externalización. Por ejemplo, se podría llegar a utilizar Plataforma como Servicio. El caso de una página web dentro de un servidor externo puede ser ilustrativo. Incluso, llegar al Software como Servicio. En el caso del correo lo que uno requiere es tener un número de cuentas, que pertenezcan a un dominio, con tal capacidad de almacenamiento, con tal disponibilidad, que no se apaguen nunca. Eso podría estar en un servidor dedicado o no. De hecho, Microsoft y Google ofrecen este servicio a tanto la cuenta al año. La externalización de los servicios verticales es más complicada porque muchas de las tareas que se realizan en la Administración están ejecutadas por funcionarios públicos. También requeriría un conocimiento muy particular de cómo funciona la organización por dentro.


¿Entonces, tiene en marcha su organismo proyectos en cloud computing?
Vamos a ver cómo se desarrollan los acontecimientos. Cierto es que hay algunos servicios que se pueden meter en la nube, aunque si depende de tener los servicios con terceros, nosotros estamos en cloud computing hasta las últimas consecuencias. Si lo entendemos como que todo está en un lugar indeterminado, hay que tener cuidado especial con la seguridad de las comunicaciones, la normativa y las condiciones legales que rigen en el país donde se encuentran los servidores. El cloud privado es claramente viable, no tanto el público.


¿Algunos otros proyectos que tengan en marcha?
El foco fundamental que tenemos ahora mismo son nuestras funciones propias. Una vez que hemos pasado la fase de la Administración electrónica, y que todos los sistemas funcionan conforme a la normativa y las últimas tecnologías, estamos en una etapa de simplificación de los procesos internos. Heredamos sistemas de tramitación, aplicaciones heterogéneas, y llevamos dos años tratando de unificar todos los sistemas de forma que tengamos un único sistema de tramitación de las ayudas, uno de evaluación, uno de gestión económica. Estamos racionalizando el ciclo de una ayuda, desde la solicitud hasta que se da por cerrada. Gestionamos 28 convocatorias de ayudas y tratamos fundamentalmente optimizar los flujos internos de la tramitación. En estos dos años, hemos montado todo el funcionamiento horizontal, oficina sin papeles, intercambio electrónico de información, etc.


¿Cuál es el presupuesto anual de tecnología de su institución?
Aproximadamente, durante 2011 nos hemos movido entre 14 y 15 millones de euros.


¿Con la reducción de presupuestos, qué margen le queda a la Administración para modernizarse?
Sin falsa modestia, estamos a la última. Contamos con un equipamiento de videoconferencia avanzada, red de Gbit en el puesto de trabajo... todo lo hemos ido montando con tecnología punta. Entiendo que otros ministerios que llevan muchos años tienen un proceso de renovación por amortización, y están sujetos a unos costes de mantenimiento altos.