“Las nuevas generaciones ven al correo electrónico como pasado de moda”
31/07/2014
La filial argentina de la multinacional tecnológica de origen francés Atos avanza hacia un nuevo paradigma de comunicación interna, basado en la eliminación del correo electrónico

Fuente:  www.iprofesional.com

iProfesional entrevistó a Carlos Abril, CEO de Atos para la Argentina y Colombia, acerca del plan para eliminar el e-mail con el objetivo de transformar a la compañía en una empresa social y colaborativa en la que se puedan compartir conocimientos.

Al respecto, iProfesional entrevistó a Carlos Abril, CEO de esta compañía para la Argentina y Colombia, para ampliar la información sobre este ambicioso proyecto.

-¿Qué es el programa Zero Mail?
-Se inició en 2011 ofreciendo una mezcla de herramientas alternativas al correo electrónico, tales como soluciones para la comunicación instantánea y uso compartido de documentos, entre otros.

Su objetivo fue transformar a Atos en una empresa social y colaborativa en la que se puedan compartir conocimientos y encontrar fácilmente expertos para satisfacer las necesidades de los clientes con rapidez y eficiencia, y proporcionar resultados de negocio tangibles.

El proceso requirió un cambio cultural, la adopción de nuevos comportamientos y estilos de gestión.

-¿Qué sistemas y plataformas usan para reemplazar al e-mail?
-En cuanto a las herramientas, los blogs se convirtieron en centros de información y se creó una red social de la empresa llamada blueKiwi para garantizar que se difunda el contenido importante. Fueron adoptados como comunicación instantánea el sistema de video conferencia y sólo algunos mensajes oportunos.

Estaba claro que en el largo plazo, los correos electrónicos de intercambio excesivo podían convertirse en un problema en los negocios del día a día. Pensando en ello, se unieron a los actos de una nueva cultura corporativa los nuevos medios de comunicación a utilizar. El objetivo era transformarse en una compañía “Zero-mail” dentro de los tres años de implementación.


-¿Para cuándo estiman que alcanzarán esa meta en el ámbito interno de la compañía?
-La solución actúa como una capa de integración en sistemas existentes. La tendencia en la sustitución de email con otras herramientas apunta a un nuevo modelo en las organizaciones, marcada por la función de colaboración y una gran base de datos corporativa, que permitirá a los empleados el acceso al conocimiento.

-¿Utilizan filtros en la nueva plataforma?
-Atos considera que su solución es de fundamental importancia para otras empresas en el mundo, con independencia de los mercados en los que operan.

La compañía prevé un futuro sin correo electrónico en las organizaciones, con base en las comunidades de información central.

En las redes sociales corporativas se puede utilizar el método de filtrado colaborativo, y seleccionar, a través de palabras clave, determinados contenidos.

Cuando una nueva información se puede encontrar en la comunidad, los suscriptores reciben un aviso en su página de inicio.

-¿Por qué creen que el e-mail pierde utilidad a la hora de interactuar con colegas?
-La sensación de exceso de correos electrónicos en las organizaciones es compartida por los empleados de diversas empresas de todo el mundo.

Pensando en ello, Atos creó una iniciativa innovadora que promete resolver la vida de aquellos que no pueden y no quieren perder el tiempo en el trabajo.

-¿Cuánto tiempo estima que se pierde en el e-mail inservible y/o basura?
-Durante la implementación, los 78 mil empleados de la propia empresa constituyeron la base de investigación, y los indicadores obtenidos dieron como resultado los daños causados por el constante intercambio de mensajes de correo electrónico en las organizaciones.

Los datos calculados muestran que tres cuartas partes de la base analizada gasta más del 25% de su jornada laboral en contestar los correos electrónicos.

La encuesta también señaló que, cada año, 85 millones de e-mails fueron registrados por los servidores de nuestra firma.

El promedio fue de 100 correos electrónicos entrantes diarios y sólo el 15% se consideró útil.

-¿Cuáles son las nuevas herramientas de comunicación que ganan terreno como una forma más eficiente de comunicación en el ámbito empresarial?
-Entre las medidas adoptadas, lo más destacado fue la red social, una herramienta de ESN (Red Social Corporativa).

La red permitió que los temas se centraran a los intereses de los usuarios, a través de los perfiles y las comunidades formadas. Los archivos pueden ser compartidos, haciendo obsoleta la necesidad de utilizar los cuadros de entrada.

Otro reto fue superado a través de las redes sociales: la integración de las personas que están geográficamente separadas. La tasa de generación de contenido relevante también aumentó.

-¿Quiénes adoptan más rápido la política de “zero mail” dentro de la organización?
-Para que la implementación sea efectiva era necesario el compromiso de todas las partes. Pero la empresa se dio cuenta de que sería necesario que los jefes participen activamente, ya que su accionar estimulaba el compromiso de los equipos.

Para animarles, en 2013, se fijó una bonificación del 10% de los 700 ejecutivos de la máxima dirección de la representación de "zero email".

Hasta principios de 2013, 2.800 comunidades se habían creado en blueKiwi (red social interna). Alrededor de 2.000 de ellos, sin embargo, eran inactivos. Este número es natural ya que al inicio la gente fue muy proactiva y muchos grupos fueron creados con temas similares, que luego terminaron unificándose por objetivos.

-¿Y qué acciones tomaron en 2014?
-Para este año, la estrategia va más allá. Cinco indicadores claves fueron diseñados para medir la participación de más de 5.000 líderes y directivos de la empresa en las comunidades de la red social.

-¿Cuáles son esos indicadores?
Son los siguientes:

•La continuidad, que mide el número de visitas a la plataforma.
•La iniciativa, que es el número de puestos creados para ellos.
•El compromiso, serie de comentarios sobre los mensajes de los demás.
•La reacción, las respuestas de los mensajes.
•El impacto, los tiempos de la cantidad mensajes fueron vistos.
Todos los puntos son evaluados por día, mes y trimestre.

-¿Qué sucede con quienes que no cumplen estas metas?
-Los ejecutivos que no alcancen un mínimo de tres metas, recibirán el 100% de su bono al final del año fiscal. Los que llegan a cuatro o más ganarán 130% del premio.

En la misma línea, el presidente de la compañía dedica el 15% del tiempo de las reuniones mensuales del comité ejecutivo para hacerse cargo de este proyecto.

-¿Cómo está hoy el plan en números?
-Atos tiene más de 78 mil empleados activos en la red social, que publican alrededor de 300 mil veces por mes y participan en más de 7 mil comunidades. Cerca de 2 millones de páginas son vistas mensualmente.

-¿Cuáles fueron hasta ahora los resultados del plan?
-Ser menos dependientes del correo electrónico personal ha implicado una transformación en la cultura en nuestra compañía.

En primer lugar, los empleados se fueron adaptando al nuevo comportamiento y luego fueron entrenados para aprender a usar el blueKiwi.

Todavía hay en la empresa, en todo el mundo, 3.500 profesionales capacitados que actúan como agentes de cambio.

Estos empleados trabajan con los colegas para mostrar los beneficios del uso de la red social y para enseñarles a optimizar el acceso.

Además, vigilan el nivel de compromiso de las comunidades y ayudan a los moderadores a gestionarlos mejor.

Nuestra intención es modernizar la forma en que Atos se comunica. Estamos en un mercado muy dinámico, que con grandes cantidades de jóvenes y las nuevas generaciones han avistado el correo electrónico como pasado de moda.

Contexto
Atos es una compañía internacional que ofrece servicios basados en tecnologías de la información con una facturación anual de 8.600 millones de euros en 2013 y presencia en 52 países.

Brinda servicios en tres áreas: consultoría y servicios tecnológicos, integración de sistemas, y servicios gestionados & BPO.

Esta empresa atiende clientes de sectores como manufactura, retail, transporte, sector público y salud. También servicios financieros, telecomunicaciones, medios de comunicación y “utilities”. Es el socio tecnológico global de los Juegos Olímpicos.