www.techweek.es 07.01.2009
Las tecnologías de acceso remoto y los dispositivos móviles permiten la flexibilidad de horarios, así como la proliferación de redes de alta velocidad, la expansión de tecnología WiFi y de la convergencia fijo-móvil, que favorecen la eficacia laboral desde cualquier lugar.
Según varios estudios del mercado, las TI móviles se aplican cada vez más activamente a la gestión de las grandes y medianas empresas españolas que, en esto aventajan incluso a países como Alemania, Francia e Italia (datos IDC 2007). No sucede, sin embargo, lo mismo en el ámbito de la pyme, donde este aprovechamiento es mucho menor. Según datos de la misma consultora, la disponibilidad de una estrategia de movilidad baja, del nivel de las empresas con más de 100 empleados al nivel de las empresas de entre 50 a 99 empleados, es de un a un 35 por ciento, y prácticamente desaparece entre las compañías con menos de 50 empleados, tratándose de un país en el que las empresas con menos de 20 empleados representan más del 97 por ciento del total de compañías (INE-CEPYME) y generan el 89 por ciento del empleo (OCDE).
“Uno de los principales frenos en este aspecto, hoy por hoy, es el alto coste de las comunicaciones que, en España, supera con creces al de otros países europeos”, destaca Ignacio Pomar, responsable de Sistemas de DATISA, un freno especialmente significativo para la PYME, al que se suman los problemas de cobertura, que en un futuro podrían quedar resueltos a través de varios proyectos públicos y privados en relación con la tecnología WiFi.
Otro freno, que en opinión de DATISA hoy por hoy es menos significativo que el anterior, es la seguridad informática de estos dispositivos y de sus aplicativos. “En la actualidad, la mayoría de los virus en aplicativos móviles no están diseñados para sustraer información clave del negocio, por lo que la principal amenaza para la información sensible de las organizaciones sigue viniendo de sus propios empleados”, explica Pomar.
Para Stepehn Drake, director de Programas y Servicios de Empresa Móviles de IDC, “a pesar de las numerosas ventajas que aportan los trabajadores móviles a las compañías, también existen graves riesgos a asumir, como la pérdida de los dispositivos por parte del empleado y la fuga de datos que ello supone para la empresa. Desarrollar un plan de dirección y seguridad es parte fundamental de la implantación del teletrabajo”.
Las empresas TI predican con el ejemplo
Para Víctor Villas, de la Dirección de Relaciones Laborales y Sindicales de Telefónica, son muchas las bondades que la empresa buscaba al fomentar la movilidad entre sus trabajadores: “Encontrar una nueva forma de trabajar para mejorar la conciliación de la vida laboral y personal; mejorar los resultados del trabajo del empleado (tanto en productividad como en calidad); potenciar el trabajo por objetivos y resultados; estimular la motivación del personal, mediante la promoción de modelos flexibles de organización del trabajo y unidades flexibles; mejorar la imagen corporativa con un aire de innovación; facilitar los objetivos de movilidad; obtener una mayor flexibilización en las actividades; favorecer el desarrollo de las nuevas tecnologías; e impulsar un vehículo de venta de productos de Telefónica para mejora de objetivos estratégicos y de imagen corporativa”.
No obstante, todas y cada una de las empresas TI que, además de ofrecer soluciones de movilidad para la empresa, predican con el ejemplo con sus empleados coinciden en que un trabajador contento, es un gran recurso para la productividad de la compañía. “Nosotros medimos a cada persona dentro de la compañía según resultados, que son exponencialmente mejores cuando existe un compromiso por parte de la gente. Y este compromiso a su vez es más fuerte cuando el trabajador puede decidir por sí mismo cómo y dónde trabajar. Si motivamos a nuestros empleados, lo veremos reflejado en los resultados. Un beneficio adicional es que se reduce el dinero que tenemos que invertir en ampliar algunas de nuestras oficinas físicas”, afirma Tom Brown, director de Recursos Humanos de Juniper Networks en EMEA
La expansión del teletrabajo o el trabajo móvil en España es lenta y provoca recelos entre los empresarios, que todavía no lo ven como una alternativa real a la oficina tradicional, aunque en el resto de países, su implantación está siendo mucho más rápida. De hecho, IDC predice que en el año 2011 el número de trabajadores móviles en todo el mundo alcanzará los mil millones, y en EEUU lo será casi el 75 por ciento de la mano de obra.
En Juniper siempre ha existido esta filosofía de trabajo, por lo que le es muy difícil cuantificar los beneficios que le reporta a la compañía pero, según Brown, "en lo que se refiere a los costes, contamos con una retención de personal muy alta con respecto a la industria en la que nos encontramos, lo que reduce nuestros costes a la hora de reclutar personal. Además, el ambiente es tan bueno que el 50 por ciento de nuestras nuevas incorporaciones vienen por referencias de empleados. Por otra parte, nuestras instalaciones pueden ser más pequeñas si hay puestos ‘calientes’ es decir, que no son puestos de trabajo fijos”.Por lo que hay que tener en cuenta el ahorro en los costes de alquiler o compra de locales donde asentar la empresa, que son cada vez más elevados.
En Cisco el 100 por cien de los trabajadores tienen la posibilidad de trabajar, ya que la compañía les proporciona todas las herramientas necesarias para hacerlo, tal y como explica Pablo Giráldez, director de Recursos Humanos Cisco España: “Todos los profesionales de Cisco poseen un ordenador portátil y una línea de ADSL en su hogar proporcionada por la compañía. La propia naturaleza de Cisco está orientada a crear soluciones tecnológicas que puedan mejorar la forma en que las personas se comunican. Por esa razón, el entorno de trabajo del que disfrutan todos nuestros profesionales cuenta con dispositivos que les permita movilidad y ser más productivos”.
De hecho, el teletrabajo, unido a otras medidas de flexibilidad que Cisco ha puesto en marcha, ha facilitado que nuestros empleados se sientan bien trabajando en Cisco y que exista un índice de rotación en torno al 1,4 por ciento, cuando el nivel considerado como normal en la industria se encuentra en torno al 5 por ciento. Uno de los ejemplos más claros del trabajo en remoto en Cisco es el de la secretaria del vicepresidente del Área Mediterránea, Jorge Botifoll. "Ella trabaja en las oficinas de Cisco en Madrid, mientras que su jefe lo hace en las oficinas de Barcelona”.
IBM también es un buen ejemplo. Mercedes Timermans, responsable de Diversidad, Inclusión y Clima Laboral en IBM España, Portugal, Grecia, Israel y Turquía, nos aclara algunas diferencias dentro del trabajo en remoto: “Es preciso diferenciar entre dos términos que habitualmente se confunden. Un teletrabajador/mobility es aquel empleado que debe desplazarse, trabajando en varias dependencias de IBM y/o de clientes, y que ocasionalmente puede trabajar desde casa. Por otra parte, un homeworker es aquel que realiza la mayoría de sus obligaciones laborales principalmente en casa. En IBM España 1.200 empleados están clasificados como Mobility y 59 como homeworkers”.
Hoy, un tercio de los empleados de IBM en el mundo trabaja fuera de la oficina, un porcentaje altísimo de la plantilla está acogido a medidas de flexibilidad y pocos son los empleados que no trabajan algún día desde casa gracias al soporte tecnológico que la compañía pone a su disposición. Para Timermans, “invertir en los empleados es invertir en un talento fundamental para el desarrollo de la compañía. No podemos permitirnos el lujo de desperdiciar ese talento”.
Sin embargo, no todo ha de ser un camino de rosas. Hay que saber muy bien los motivos por los que una empresa aboga por incentivar el teletrabajo y los resultados derivados de esta iniciativa. Carlos Gracia, director de Google Enterprise para España y Portugal, señala algunas de las ventajas e inconvenientes de esta tendencia: “Creo que desde el punto de vista del rendimiento la consecuencia es, en general, muy positiva. Considero que el teletrabajo es positivo cuando realmente se instaura como forma real de trabajo. Un riesgo importante consiste en pensar que el teletrabajo es válido para evitar bajas laborales por enfermedad u obligaciones familiares. Esto implicaría asimilar el teletrabajo a bajo rendimiento, lo cual es un error de concepto. Lo que se pretende con el teletrabajo es ofrecer una alternativa a la oficina, al puesto de trabajo”.
Microsoft, que al igual que Cisco ha obtenido un reconocimiento como empresa en el ranking “Best Place to Work” que elabora el Great Place to Work Institute, tiene una política laboral muy flexible, “el objetivo era que todos y cada uno de los empleados de Microsoft Ibérica tuvieran a su alcance políticas que les permitieran ir creciendo cada día más como personas y como profesionales, y que mejorara en definitiva la Productividad de la compañía”, nos cuenta Elena Dinesen, directora de Recursos Humanos de Microsoft Ibérica.
La importancia de la ‘nube’
“En definitiva, el gran reto hoy no es tanto personal como tecnológico: ¿Es de verdad posible hacer que mi empresa, mi negocio o mi organismo público, ofrezca un sistema por el cual la calidad de servicio, la productividad y la satisfacción de los empleados estén adecuadamente garantizados y medidos desde un esquema de teletrabajo? Esta pregunta tiene varios retos pendientes y el actual es el conocido como "Cloud Computing". Nuestra empresa, nuestra institución, tiene que ser parte de la red, de tal manera que cada empleado pueda acceder a lo que le está permitido según su perfil, esté éste donde esté y tenga la conexión que tenga”, según el directivo de Google.
El teletrabajo de hoy precisa que la empresa tenga una parte, digamos un tentáculo de trabajo, más allá de sus oficinas, con plena disponibilidad. Para lograrlo hay varios métodos, pero sin duda el más importante consiste en externalizar las funciones obvias, para quedarse o controlar internamente lo realmente crítico. En este sentido un paso importante es asimilar la revolución del Cloud Computing.
“El primer paso es entender que las aplicaciones de software son, en definitiva, una necesidad básica, como lo son la electricidad o el gas. Hasta ahora las empresas, y en particular los departamentos de desarrollo de aplicaciones, llevaban a cabo aplicaciones internas de gestión como un diferencial de negocio que aportaba resultados tangibles y una ventaja competitiva. Hoy en día esto ya no es así. La verdadera ventaja competitiva viene de la innovación lo cual, guste o no, es ciertamente incompatible con algunas de las premisas tradicionales del desarrollo del software in house. Hoy en día innovar es romper mitos como el control de los desarrollos, para centrarse en facilitar que empleados, socios y colaboradores puedan desempeñar su trabajo sin problemas de acceso. Esto requiere que la comunicación y la colaboración sean posibles allí donde el empleado se encuentre. Y esto es hoy posible, como Google ha demostrado a través de sus soluciones para empresa” concluye el directivo.
Algunas soluciones
Comunicaciones Unificadas de Microsoft permiten a los trabajadores aprovechar los beneficios de la tecnología no sólo en la oficina, si no también fuera de ella y estar siempre conectados más allá de fronteras físicas. Esta solución incrementa la productividad de los trabajadores y reduce los costes de operación al integrar las infraestructuras de comunicaciones tradicionales (móvil, teléfono, fax) con las del PC (e-mail, web, Internet, Microsoft Office, etc.). Además, su facilidad de uso, ya que estas herramientas están basadas en Office, y la garantía de seguridad de todas las gestiones que proporciona el propio sistema, hacen de esta fórmula una opción realmente interesante para cualquier empresa que apueste por derribar las barreras físicas de su compañía.
Telefónica ofrece una solución de teletrabajo, para permitir a las empresas dotar a sus empleados de la capacidad de trabajar en remoto, con las mismas condiciones, recursos y seguridad de comunicaciones con los que cuentan en su empresa/corporación. El servicio proporciona acceso remoto a la Intranet del cliente, a través de una línea ADSL, y acerca de forma segura las herramientas de trabajo diario (aplicaciones e información corporativa) a sus empleados, directivos o agentes comerciales.
La solución de Teletrabajo de Telefónica incluye accesos de banda ancha de los usuarios (teletrabajadores) a la intranet de la empresa, a través de una línea ADSL; Modem router inalámbrico; Acceso a la Intranet modalidad pública, con seguridad en los puntos remotos mediante encriptación de las comunicaciones (IPSec); Mantenimiento integral 12 horas; Atención a los usuarios mediante un Centro de Atención al Usuario (CAU) que gestiona dudas, reclamaciones e incidencias sobre todos los componentes del servicio; y Compatible con Duo/Trio. Además, su valor añadido supone la gestión integral de todos los elementos, con la posibilidad de que su contratación pueda realizarse o bien por parte de la empresa o en pago compartido entre promotor y teletrabajador, en función de las necesidades del cliente.
IBM tiene soluciones de movilidad para permitir el acceso móvil a mensajería y PIM (en sus siglas en inglés Personal Information Management, es decir agenda, contactos etc) a través de Lotus Notes Traveler (disponible de forma gratuita dentro de Lotus Domino 8.0.1); permitir el acceso a aplicaciones de negocio a través de Lotus Expeditor o de Websphere Everyplace Mobile Portal (para aplicaciones de portal); y facilitar el acceso móvil tanto a aplicaciones de negocio como a colaboración en tiempo real y comunicaciones unificadas a través de la solución de mensajería instantánea Lotus Sametime.
Asimismo, dispone de una solución de VPN (en sus siglas en inglés Virtual Private Network), Lotus Mobile Connect, que proporciona a los usuarios la conectividad y la seguridad necesarias para poder realizar su trabajo de forma segura desde cualquier lugar y de ,mensajería instantánea, que permite saber si un compañero con el que necesitamos contactar está accesible, disponer de alertas que nos avisan de cuando ese compañero al que necesitamos contactar se conecta al sistema o poder hacer una pregunta urgente a un compañero en una ubicación remota.
En cuanto a Google, tiene una completa suite de comunicación y colaboración para todo tipo de organizaciones que se ofrece con soporte y garantía de privacidad y acuerdos de nivel de servicio. Está basada en su correo electrónico GMail, con marca blanca, e incluye un conjunto de aplicaciones de colaboración y comunicación como calendarios, documentos ofimáticos, chat, etc.
Las aplicaciones de Google en red para empresas, conocidas como "Apps" suponen una nueva era en el "Cloud Computing" y están revolucionando la eficiencia de empleados y reduciendo drásticamente los costes de infraestructura de las organizaciones.
Algunos datos a tener en cuenta
- Según Fernando Rodríguez, director general de Citrix en España, se calcula que cada puesto de trabajo en oficina cuesta entre 4.000 y 6.000 euros anuales a las compañías
- Un estudio reciente elaborado por la consultora independiente IDC, con este tipo de trabajo, los empleados incrementan su productividad entre un 10 por ciento y un 30 por ciento
- Para Forrester, los mayores frenos empresariales para confiar en estos instrumentos son los problemas de seguridad en la información (35%), los costes (19 por ciento) y la desconfianza sobre la fiabilidad del funcionamiento (16 por ciento)
- IDC, por ejemplo, estima que los empleados con dispositivos móviles que les permitan realizar tareas fuera de sus puestos de trabajo habituales pasarán de 650 millones en 2004 a más de 850 millones en 2009, lo que representa una cuarta parte de la fuerza laboral mundial.