El 78% de las empresas no están poniendo en marcha tecnologías básicas para reducir la cantidad de documentos impresos
10/11/2009
Samsung ha dado a conocer los resultados de una encuesta realizada en toda Europa que ha demostrado que las empresas no están dando los pasos proactivos suficientes para reducir la cantidad de tóner y papel que malgastan en las impresoras. La encuesta realizada a más de 4.500 trabajadores del sector público y privado ha mostrado que cuatro de cada cinco organizaciones (83%) no utilizan las tecnologías básicas para reducir el volumen de recursos a la hora de imprimir documentos.

Fuente:   www.mkm-pi.com    Fecha:   10.11.2009

Según el estudio llevado a cabo por InfoTrends, el año pasado se utilizaron en las oficinas y los hogares de Europa Occidental [2] 779.000 millones de hojas de papel, una cantidad suficiente para llenar cinco veces el Estadio de Wembley o tres veces el Camp Nou de Barcelona. Pero hoy en día podemos contar con una serie de mecanismos para permitir a las empresas reducir con facilidad el volumen de papel que utilizan, algo que resulta esencial si tenemos en cuenta la coyuntura económica actual y las preocupaciones medioambientales existentes.

La falta de gestión en el uso de las impresoras genera inevitablemente un malgasto de material. Así y todo, la encuesta ha indicado que sólo el 11% de las organizaciones ha instalado impresoras que sólo pueden utilizarse con una clave PIN para, de esta forma, realizar un seguimiento del material impreso creado por departamentos y por usuarios en particular. Asimismo, tan sólo el 5% cuenta con un sistema en donde los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a los documentos impresos. Las empresas de Italia son las que más controlan el malgasto de recursos, aunque únicamente un cuarto de ellas (26%) utiliza impresoras con claves PIN o tarjetas especiales para autorizar el acceso. Por su parte, Suecia es el país en donde menos se utilizan estas soluciones, ya que tan sólo uno de cada diez encuestados ha afirmado tenerlas instaladas en sus organizaciones.

“Hemos observado que más de la mitad de los costes de impresión de documentos se encuentran asociados a la compra de papel y tóner,” ha afirmado Graham Long, Vicepresidente de Samsung European Printing Operation. “La reducción de recursos resulta una forma ideal para minimizar no sólo los costes, sino también el impacto medioambiental de una compañía. Como los trabajadores aún dependen de las copias impresas, existen unas sencillas tecnologías para ayudar a las compañías a reducir a corto plazo la cantidad de copias de documentos. Asimismo, también pueden poner en marcha una serie de planes de formación para educar a más largo plazo a los usuarios sobre las conductas apropiadas a la hora de imprimir documentos”.

La mayor dependencia en los PCs, en Internet y en las herramientas de comunicación como, por ejemplo, el correo electrónico, ha generado unas expectativas generalizadas para conseguir unas “oficinas sin papeles”. Sin embargo, los resultados de la encuesta muestran que la preferencia por parte de los trabajadores hacia los documentos impresos es aún muy intensa y, por lo tanto, parece que la conservación de los recursos debe verse impulsada por el uso de la tecnología.

En todos los diferentes grupos de edad, más de dos tercios (69%) de los trabajadores afirman que prefieren leer documentos en papel en vez de hacerlo sobre la pantalla de un ordenador. Aunque puede parecer que los trabajadores de más edad son los que se prefieren las copias en papel, la encuesta demostró justo lo contrario, porque casi tres cuartos (73%) de los encuestados menores de 35 años mostraron estar más dispuestos a leer documentos en papel, en comparación con dos tercios (67%) de 35 años de edad como mínimo.

Aunque parece difícil que podamos reducir la gran cantidad de copias impresas que realizamos, el empleo de un código PIN o de una tarjeta especial puede hacer que los empleados sean responsables de sus documentos impresos. Estas medidas pueden hacer que los usuarios den prioridad a lo que verdaderamente necesiten imprimir, reduciendo de esta manera la cantidad de tóner y papel que se malgasta a la hora de imprimir documentos innecesarios que, en ocasiones, incluso se olvidan de recoger.

¿Qué pueden hacer las compañías para reducir el malgasto de recursos a la hora de imprimir documentos? La minimización del papel y tóner en las oficinas resulta esencial para las empresas que desean reducir costes y mejorar el impacto medioambiental de sus operaciones.

Las compañías pueden implementar unas soluciones sencillas para ayudarles a realizar un seguimiento de la cantidad de copias de documentos en los diferentes departamentos o individuos, además de permitirles identificar de forma instantánea aquellas áreas en donde pueden obtener ahorro. Estas soluciones como, por ejemplo, el Samsung SyncThru Web Admin Service 5, ofrecen a los gestores de TI una serie de prestaciones para controlar y elaborar informes de las impresoras. Asimismo, una gran cantidad de estas soluciones utilizan contraseñas y cuotas de uso para limitar, por ejemplo, la cantidad de copias en color permitidas a usuarios individuales o a grupos de usuarios. Por su parte, las prestaciones para elaboración de informes permiten a los administradores de sistemas generar informes personalizados sobre la cantidad de copias realizadas por dispositivo, usuario, grupo o departamento.

Los sistemas basados en PIN —como el Secure Release de Samsung—, ayudan a reducir la cantidad de documentos que se envían a las impresoras y que se olvidan posteriormente, ya que los usuarios necesitan introducir su clave PIN en el dispositivo antes de acceder al documento impreso.

Samsung ofrece una amplia gama de soluciones para permitir a las compañías gestionar la cantidad de copias de documentos realizadas. Para más información, visite www.samsung.com/businessprinter

Resultados de España

Casi cuatro de cada cinco organizaciones españolas (78%) no están poniendo en marcha tecnologías básicas para reducir la cantidad de documentos impresos, una cifra inferior a la media europea, en donde el 83% de las compañías no está tomando las medidas suficientes para reducir el malgasto de recursos.

Tan sólo una de cuatro organizaciones españolas (12%) cuenta con una impresora con clave PIN para realizar el seguimiento de copias realizadas por individuos y departamentos. Asimismo, tan sólo un 6% de las empresas de nuestro país cuenta con un sistema de impresoras en donde los usuarios necesitan pasar una tarjeta para acceder a las copias de los documentos.

En todos los diferentes grupos de edad, siete de cada diez trabajadores españoles afirman que prefieren leer documentos en papel en vez de hacerlo sobre la pantalla de un ordenador, la segunda mayor cifra en Europa. Aunque puede parecer que son los trabajadores de más edad los que se prefieren las copias en papel, la encuesta mostró justo lo contrario, porque 76% de encuestados en España menores de 35 años mostró estar más dispuestos a leer documentos en papel, en comparación con el 65% de trabajadores de 35 años de edad como mínimo.

Acerca del estudio

Samsung encargó a la compañía líder en estudios Lightspeed la realización de una encuesta en ocho países europeos: Francia, Alemania, Italia, Noruega, Polonia, España, Suecia y Reino Unido. Utilizando una metodología on-line, 4.529 trabajadores de oficinas respondieron a la encuesta en abril de 2009. Todos los encuestados trabajan en compañías de más de 50 empleados.