Por más pymes virtuales
08/09/2009
El autor explica cómo aprovechar toda la gama de gestión online para las pequeñas y medianas empresas.

Fuente:  www.cronista.com    Fecha:   08/09/2009

La actual crisis económica ha profundizado el proceso de adopción de algunas tecnologías y servicios basados en Internet como reemplazo de las tradicionales infraestructuras de IT en las empresas pyme. Lo que comenzó como una política de reducción de costos podría transformarse en un nuevo modelo organizacional para la pequeña y mediana empresa, ofreciendo beneficios que van mucho más allá de ser un simple mecanismo para afrontar una coyuntura macroeconómica complicada como la actual. En este artículo citamos algunas de estas tecnologías, sus aplicaciones prácticas y beneficios.

Las aplicaciones virtuales

La gran mayoría de los empleados y ejecutivos pyme utilizan la computadora para redactar documentos de texto, operar planillas de cálculo, realizar presentaciones, acceder a información en la Web, administrar su agenda y chequear su correo electrónico. Si usted es un ejecutivo pyme sepa que para realizar todas estas funciones no necesita ni un solo equipo en su oficina, ni abonos de mantenimiento, ni tediosos procedimientos de backup, ni área de tecnología, ni la compra de costosas licencias de software.

Existen compañías que ya han hecho todo esto por usted. Por ejemplo Google, quien brinda un servicio para empresas denominado Google Apps, que además de un sistema de mensajería profesional y calendario posee un set de herramientas de colaboración en línea donde las compañías pueden guardar sus documentos, planillas y presentaciones que pueden ser accedidos y editados simultáneamente por empleados, clientes y proveedores con estrictas medidas de seguridad y resguardo de la información. Todo esto es posible sin instalar un software específico y simplemente accediendo a un sitio en Internet desde su navegador.

La telefonía

También quedaron atrás aquellas épocas donde usted debía invertir en una central telefónica y dedicar metros cuadrados de su ajustada oficina para instalar un escritorio con teléfonos de grandes botoneras y “esconder”, en algún rincón, aquel aparato al que solía llegar una gran maraña de delgados cables que nadie se atrevía a tocar cada vez que era necesario sumar o mudar algún puesto de trabajo.

En las pymes virtuales, la vieja central telefónica fue reemplazada por un sistema de telefonía IP hosteado en su proveedor de Internet que no requiere equipamiento ni mantenimiento y donde todas las tareas de administración son realizadas también desde el navegador de su notebook o smartphone. Esta maravilla moderna permite, por ejemplo, que cuando alguna persona llama a su oficina sea atendido por la voz de una computadora que luego de saludar, sin olvidar mencionar el nombre de su empresa, graba el mensaje de voz y lo envía instantáneamente al correo electrónico de la persona a la que se deseaba contactar.

Sin mencionar una numerosa cantidad de servicios que permiten, por ejemplo, derivar selectivamente (en función de quien llama) las comunicaciones entrantes hacia los celulares o teléfonos fijos de sus empleados cuando no están en la oficina.

Ahora sí, la movilidad

Una vez que usted ha logrado lo anterior sólo necesita que sus empleados puedan acceder a Internet con comodidad y desde cualquier lugar. Desde el punto de vista de las terminales lo ideal consiste en las denominadas netbooks, computadoras portátiles del tamaño de una agenda, de menos de un kilogramo de peso, con gran autonomía de batería y capacidad de procesamiento comparable a una PC de escritorio pero mas económicas. Estas pequeñas notebooks pueden transformarse en cómodas PCs cuando el usuario esta en la oficina con sólo conectarlas a un monitor, mouse y teclado externo.

Asimismo, el teléfono celular (ya sea un modelo standard o smartphone) es en muchos casos más que suficiente para que sus empleados o clientes móviles accedan a los sistemas de la oficina. Existen empresas que se especializan en llevar sus sistemas, productos y servicios a los celulares, permitiendo aumentos de productividad y nuevos ingresos.

Respecto de la conectividad, las tecnologías inalámbricas definitivamente llegaron para quedarse. Dentro de la oficina, solo implica instalar un pequeño router inalámbrico WiFi y fuera de ella lo mejor es la banda ancha móvil 3G. Esta última actuará también como backup de la primera en la oficina, aumentando la disponibilidad de los servicios sin inversión adicional. Los ahorros en cableados y mantenimiento de red se reducen sensiblemente en el mundo inalámbrico. También la flexibilidad para agregar, eliminar o mover puestos de trabajo.

Al utilizar servicios hosteados en Internet, la empresa accede (sin necesidad de realizar inversiones ni inmovilizar capital) a sistemas seguros, escalables y redundantes, resolviendo los clásicos problemas de indisponibilidad de las aplicaciones que impactan en el normal funcionamiento de sus procesos de negocio.

El beneficio

Usualmente, la movilidad de los empleados, sumada a la normal tasa de ausentismo de cualquier empresa, hace que haya un porcentaje de puestos de trabajo libres. Entonces, ¿por qué dedicar un puesto fijo a cada empleado y desaprovechar ese espacio? Recuerde que la nueva infraestructura virtual de sistemas sólo requiere que sus colaboradores tengan un confortable lugar donde apoyar sus netbooks inalámbricas. Le proponemos reemplazar los puestos dedicados por compartidos. El ahorro de espacio le permitirá montar un living que podrá utilizar para productivas reuniones de trabajo o eventualmente mudarse a una oficina más pequeña pero mejor ubicada, lo que será beneficioso para usted y sus clientes.

Si usted siguió atentamente estos consejos, su oficina ya puede haber dejado de ser una secuencia de puestos fijos de trabajo y pilas de papel para convertirse en un lugar moderno y confortable; ya habrá mejorado notoriamente su estructura de costos fijos y su productividad. Sin embargo, descubrirá que el verdadero beneficio de utilizar infraestructura y servicios de terceros basados en Internet le permitirá dedicar su foco y atención al gerenciamiento de su negocio sin ocupar su agenda con tareas relacionadas a la selección, adquisición, operación y mantenimiento de la tecnología.